Fórmulas de Excel: las 20 más usadas (con ejemplos claros)

Cómo funciona una fórmula en Excel

Antes de la lista, lo esencial: toda fórmula en Excel empieza con el signo igual (=). Eso le avisa a Excel que lo que sigue es un cálculo, no texto. Después escribes la función y, entre paréntesis, las celdas o valores con los que trabaja. Por ejemplo, =SUMA(A1:A10) suma todo lo que hay de la celda A1 a la A10.

Esto es parte de aprender Excel desde cero. Una vez que entiendes esta lógica, todas las fórmulas se sienten iguales: cambia el nombre y lo que hacen, no la mecánica.

Un caso aparte son los porcentajes, porque ahí interviene también el formato de la celda y es donde más errores se cometen. Lo detallo en cómo sacar porcentaje en Excel.

Las fórmulas básicas que usarás siempre

SUMA: =SUMA(A1:A10) suma un rango.
PROMEDIO: =PROMEDIO(A1:A10) saca la media.
CONTAR: cuenta celdas con números; CONTARA cuenta celdas con cualquier contenido.
MAX y MIN: el valor más alto y el más bajo de un rango.
REDONDEAR: =REDONDEAR(A1;2) deja dos decimales.

Las fórmulas con condición (las que marcan la diferencia)

SI: devuelve un resultado u otro según una condición. =SI(A1>100;"Alto";"Bajo").
SUMAR.SI: suma solo lo que cumple una condición. =SUMAR.SI(B:B;"Lima";C:C) suma las ventas de Lima.
CONTAR.SI: cuenta cuántas veces se cumple algo. =CONTAR.SI(B:B;"Lima").
SI.CONJUNTO: para varias condiciones sin anidar mil SI.
SIERROR: =SIERROR(formula;"") evita que aparezca el feo #N/D o #DIV/0.

Estas son las que te hacen ver profesional, porque automatizan decisiones. La estrella es BUSCARV (y su versión moderna XLOOKUP), que merece su propia guía por lo útil que es.

Restar en Excel: la fórmula y tres casos

No existe una función RESTA. Para restar en Excel se usa el signo menos entre celdas: =B2-C2. Los tres casos que más se preguntan:

Restar dos celdas: =B2-C2. Si una de las dos está vacía, Excel la toma como cero.
Restar varias celdas de un total: =B2-SUMA(C2:F2). Es más claro que encadenar menos.
Restar un porcentaje: =B2*(1-10%) para un descuento del 10 por ciento. El detalle está en cómo sacar porcentaje en Excel.

Para restar fechas (cuántos días hay entre dos) también es =B2-A2, con la celda de resultado en formato número; si te sale una fecha rara, es solo el formato.

Multiplicar y dividir en Excel (y la raíz cuadrada)

Multiplicar: =B2*C2. Para multiplicar toda una columna por un valor fijo, fija la celda con el signo de dólar: =B2*$F$1 y arrastra.
Multiplicar varios valores: =PRODUCTO(B2:B6).
Dividir: =B2/C2. Si el divisor puede ser cero, envuélvelo: =SI(C2=0;"";B2/C2) y no verás el error #¡DIV/0!.
Raíz cuadrada: =RAIZ(B2). Para otras raíces, potencia con fracción: =B2^(1/3) es la raíz cúbica.

Validación de datos y subtotales: dos fórmulas que no son fórmulas

Dos cosas que la gente busca como fórmula y viven en el menú:

Validación de datos: Datos, Validación de datos. Sirve para que una celda solo acepte una lista (una lista desplegable con los vendedores), un rango de números o una fecha. Es lo que evita que alguien escriba "Lima " con espacio y te rompa la tabla dinámica.
Subtotales: ordena la tabla por la columna que agrupa y ve a Datos, Subtotal. Excel inserta la suma (o el promedio) por cada grupo y el total general. La fórmula que usa por debajo es =SUBTOTALES(9;rango), y el 9 significa suma.

#### en Excel: qué significa y cómo se arregla

Cuando una celda muestra almohadillas (####) no es un error de la fórmula: el número o la fecha no cabe en el ancho de la columna. Doble clic en el borde derecho del encabezado de la columna y se ajusta. Si sigue saliendo, la celda tiene una fecha negativa (una resta de fechas al revés) o un número con demasiados decimales: cambia el formato o revisa la resta.

Consejos para no equivocarte con las fórmulas

Usa referencias (A1) en vez de escribir números a mano: si el dato cambia, la fórmula se actualiza sola.
Aprende el signo de dólar ($) para "fijar" una celda al copiar la fórmula (referencia absoluta).
Si una fórmula da error, léelo: #N/D es que no encontró algo, #DIV/0 es dividir entre cero, #VALOR es un tipo de dato incorrecto.
Escribe fórmulas simples y encadénalas; es más fácil de revisar que una fórmula gigante.

Cómo sumar y restar en Excel

Son las dos operaciones que más se buscan y las que peor se enseñan, así que van con el detalle exacto.

Para sumar tienes tres caminos, de menos a más recomendable:

Con el signo más: =A1+A2+A3. Sirve para dos o tres celdas sueltas. Para más, se vuelve inmanejable.
Con la función SUMA: =SUMA(A1:A10). Sumas un rango entero. Esta es la que debes usar siempre.
Con Autosuma: te paras debajo de la columna y presionas Alt y el signo igual. Excel detecta el rango solo. Es el atajo que más tiempo ahorra en el día a día.

Para restar no existe una función RESTA. Esa es la sorpresa que hace buscar tanto esta pregunta. Se hace con el signo menos:

Dos celdas: =A1-B1.
Restar varias a un total: =A1-SUMA(B1:B10). Le quitas al valor de A1 la suma de todo el rango.
Truco con SUMA: =SUMA(A1;-B1;-C1) también funciona, porque sumar un negativo es restar.

Un detalle que resuelve muchos "no me suma": si el resultado da cero o se concatena, los números están guardados como texto. Se arregla seleccionando la columna y usando Datos, Texto en columnas, Finalizar.

La función SI: cuándo y cómo usarla

SI es la fórmula que convierte una hoja de cálculo en algo que decide. Su estructura es siempre la misma:

=SI(condición; qué hago si se cumple; qué hago si no)

Un ejemplo de negocio: =SI(B2>1000;"Cliente VIP";"Cliente regular"). Si la compra supera los mil, lo marca como VIP; si no, como regular.

Los tres usos que más aparecen en el trabajo real:

Clasificar: aprobado o desaprobado, dentro o fuera de meta, alto o bajo.
Calcular condicionalmente: =SI(B2>10000;B2*0.05;0) para dar comisión solo si se pasa el umbral.
Evitar errores visuales: =SI(B2=0;"";A2/B2) para que no salga error de división entre cero.

Cuando necesitas más de dos caminos, en vez de anidar SI dentro de SI (que se vuelve ilegible rápido), usa SI.CONJUNTO. Y para los errores, SI.ERROR es más limpio que envolver todo en un SI.

Contar en Excel: CONTAR, CONTARA y CONTAR.SI

Sumar y contar no son lo mismo, y confundirlos es un error caro en un reporte. Sumar te da el monto; contar te da cuántos registros hay. Excel tiene una función distinta para cada situación:

Función	Qué cuenta	Ejemplo
CONTAR	Solo celdas con números	=CONTAR(A1:A100)
CONTARA	Celdas con cualquier contenido, incluido texto	=CONTARA(A1:A100)
CONTAR.BLANCO	Celdas vacías	=CONTAR.BLANCO(A1:A100)
CONTAR.SI	Celdas que cumplen una condición	=CONTAR.SI(B:B;"Lima")
CONTAR.SI.CONJUNTO	Celdas que cumplen varias condiciones a la vez	=CONTAR.SI.CONJUNTO(B:B;"Lima";C:C;">1000")

La distinción entre CONTAR y CONTARA es la que más problemas causa. Si tu columna tiene códigos como A-102 o fechas escritas como texto, CONTAR devuelve cero porque no son números. Ahí necesitas CONTARA.

CONTAR.SI es la que de verdad usarás. Cuenta cuántas veces se cumple algo: cuántas ventas fueron de Lima, cuántos alumnos aprobaron, cuántos pedidos superaron cierto monto. La condición va entre comillas y admite operadores: =CONTAR.SI(C:C;">1000") cuenta las celdas mayores a mil.

Un uso que enseño siempre: detectar duplicados. Escribe =CONTAR.SI(A:A;A2) al costado de tu columna y arrástrala. Todo lo que salga con 2 o más está repetido. Es la forma más rápida de limpiar una base antes de analizarla.

Las funciones Y y O: cuando hay más de una condición

SI evalúa una sola condición. Cuando necesitas que se cumplan dos cosas a la vez, o que se cumpla al menos una, entran Y y O.

Y: devuelve VERDADERO solo si todas las condiciones se cumplen. =Y(B2>1000;C2="Lima").
O: devuelve VERDADERO si al menos una se cumple. =O(B2>1000;C2="Lima").

Solas casi no se usan, porque devolver VERDADERO o FALSO no sirve de mucho. Lo potente es meterlas dentro de un SI:

=SI(Y(B2>1000;C2="Lima");"Cliente VIP Lima";"Otro")

Eso marca como VIP solo a quien compró más de mil y además es de Lima. Con O, bastaría con que cumpliera una de las dos. Es la diferencia entre un filtro estricto y uno amplio, y elegir mal cambia por completo el resultado de un reporte.

Redondear en Excel sin romper los totales

REDONDEAR toma un número y le deja los decimales que le pidas: =REDONDEAR(A1;2) deja dos decimales, =REDONDEAR(A1;0) lo deja sin decimales.

Hay dos hermanas que conviene conocer:

REDONDEAR.MÁS: siempre hacia arriba, sin importar el decimal. Útil para calcular unidades o cajas necesarias.
REDONDEAR.MENOS: siempre hacia abajo. Útil cuando no puedes prometer de más.

Lo importante: no confundas redondear con cambiar los decimales que se muestran. Si solo reduces decimales desde el botón de la cinta, Excel sigue guardando el número completo por dentro y los totales van a diferir de lo que ves en pantalla. Ese es el clásico descuadre de un sol en una factura. Si necesitas que el número redondeado sea el real, usa la función.

Preguntas frecuentes

¿Cómo cuento celdas en Excel?

Con CONTAR si son números, con CONTARA si hay texto o códigos, y con CONTAR.SI si quieres contar solo las que cumplen una condición. Por ejemplo =CONTAR.SI(B:B;"Lima") cuenta cuántas filas dicen Lima.

¿Cuál es la diferencia entre CONTAR y CONTARA?

CONTAR solo cuenta celdas que contienen números. CONTARA cuenta cualquier celda con contenido, sea número, texto o fecha. Si tu columna tiene códigos como A-102, CONTAR devuelve cero y necesitas CONTARA.

¿Cómo uso CONTAR.SI en Excel?

Con la estructura =CONTAR.SI(rango; condición). La condición va entre comillas y admite operadores, por ejemplo =CONTAR.SI(C:C;">1000"). También sirve para detectar duplicados escribiendo =CONTAR.SI(A:A;A2) y arrastrando: todo lo que salga 2 o más está repetido.

¿Para qué sirve la función Y en Excel?

Comprueba si varias condiciones se cumplen a la vez y devuelve VERDADERO o FALSO. Casi siempre se usa dentro de un SI, así: =SI(Y(B2>1000;C2="Lima");"VIP";"Otro"). Con la función O basta con que se cumpla una de las condiciones.

¿Cómo redondeo en Excel?

Con =REDONDEAR(número; decimales). Para dos decimales sería =REDONDEAR(A1;2). Usa REDONDEAR.MÁS para forzar hacia arriba y REDONDEAR.MENOS para forzar hacia abajo. Reducir decimales desde la cinta no redondea de verdad: solo cambia lo que se muestra.

¿Cómo sumo en Excel?

Con la función SUMA: escribes =SUMA(A1:A10) para sumar un rango completo. El atajo más rápido es pararte debajo de la columna y presionar Alt y el signo igual, que activa Autosuma y detecta el rango solo.

¿Cómo resto en Excel?

No existe una función RESTA. Se usa el signo menos: =A1-B1. Para restarle a un valor la suma de varios, usa =A1-SUMA(B1:B10).

¿Cómo funciona la función SI en Excel?

Su estructura es =SI(condición; qué hago si se cumple; qué hago si no). Por ejemplo =SI(B2>1000;"VIP";"Regular"). Cuando necesitas más de dos caminos conviene usar SI.CONJUNTO en vez de anidar varios SI.

¿Cuáles son las funciones de Excel más usadas?

SUMA, PROMEDIO, SI, CONTAR y CONTARA, CONTAR.SI y SUMAR.SI, BUSCARV o BUSCARX, SI.CONJUNTO, SI.ERROR, CONCATENAR y REDONDEAR. Con esas doce resuelves la mayor parte del trabajo real.

¿Por qué Excel no me suma bien?

Casi siempre porque los números están guardados como texto. Se detecta si aparecen alineados a la izquierda de la celda. Se arregla seleccionando la columna y usando Datos, Texto en columnas, Finalizar.

¿Cuántas fórmulas de Excel necesito saber?

No cientos. Con unas 20 (las de esta guía) resuelves la mayoría del trabajo real. Es mejor dominar pocas y saber combinarlas que memorizar muchas y no usar ninguna.

¿Por qué mi fórmula muestra un error?

Los errores más comunes: #N/D (no encontró el valor buscado), #DIV/0 (división entre cero), #VALOR (tipo de dato incorrecto) y #REF (una celda referenciada se borró). SIERROR ayuda a manejarlos con elegancia.

¿Es lo mismo una fórmula que una función en Excel?

Casi. Una función es un comando ya hecho (SUMA, SI); una fórmula es cualquier cálculo que escribes con el signo igual, que puede usar funciones o no. En la práctica se usan como sinónimos.

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Las fórmulas no son lo primero

Esta lista resuelve el 80% del trabajo diario, y aun así no es por donde conviene empezar. Casi todos los problemas de "la fórmula devuelve error" son en realidad problemas de datos sucios.

El orden que sí funciona está en la guía de Excel desde cero: primero los datos, después las fórmulas, y solo entonces la búsqueda entre tablas.

Cuando la fórmula ya funciona, que se vea

Una tabla con las fórmulas correctas todavía hay que leerla celda por celda. El paso que sigue es que Excel pinte solo lo importante: las ventas bajo la meta, las fechas vencidas, los duplicados. Eso es el formato condicional con fórmula, y usa las mismas funciones de este post dentro de una regla.

Y si lo que necesitas es resumir una columna de números, PROMEDIO no siempre es la respuesta. Está explicado en cómo sacar la media, la mediana y la moda en Excel.

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