La pregunta que llega siempre y no se puede contestar
"¿Cuánto me costaría hacer esto?"
Y todavía nadie miró los datos 🙃
No es que quien pregunta esté siendo injusto: en cualquier otra compra esa pregunta se contesta. Lo que pasa es que en un proyecto de datos la parte que se lleva las horas es la que no se puede ver desde fuera.
Por qué la limpieza no se puede estimar a ciegas
En el capítulo 12 viste que mirar y preparar datos se lleva la mayor parte del calendario. Y esa parte no depende de lo ambicioso que sea el proyecto:
- Depende del estado en que estén los datos
- Que es distinto en cada empresa
- Que nadie sabe hasta que abre el archivo
Dos empresas del mismo rubro, el mismo encargo: en una las fechas están todas bien y hay un identificador de cliente único; en la otra el mismo cliente aparece escrito de cuatro maneras y falta la mitad de las fechas de baja.
El segundo proyecto puede costar el triple que el primero, y desde la reunión inicial los dos se ven idénticos.
Entonces se parte en dos, y así sí se puede
Etapa 1: el diagnóstico. Corto, con precio cerrado y fecha cerrada. Una o dos semanas. Y entrega tres cosas:
- Si los datos que hacen falta existen o no.
- Qué habría que arreglar y cuánto trabajo es.
- Una estimación del resto, ahora sí con fundamento.
Etapa 2: el proyecto, cotizado con lo que salió de la etapa 1.
Lo bueno de esta forma es que el cliente puede parar después de la etapa 1 habiendo gastado poco, y se lleva algo de valor igual: saber qué tiene y qué le falta. Yo he tenido diagnósticos que terminaron en "no lo hagas todavía", y ese cliente volvió al año siguiente 💛
Lo que casi nadie presupuesta
Cuatro cosas que se olvidan en todas las cotizaciones que reviso:
- El tiempo de la gente del cliente. Alguien de dentro tiene que explicar qué significa cada columna, y esa persona ya tiene un trabajo. Si no se reserva su tiempo, el proyecto se para esperando respuestas.
- Los accesos. Conseguir permiso para leer una base puede tardar semanas en una empresa mediana, y ese reloj corre igual.
- Lo que pasa después de entregar. El modelo se degrada, hay que vigilarlo y en algún momento reentrenarlo. Un proyecto que se entrega y se abandona deja de servir solo.
- Enseñar a usarlo. Media jornada con quien lo va a usar decide si el proyecto vive o se apaga a los seis meses.
Los cuatro son horas de verdad. Y no ponerlos en el papel no los hace desaparecer: los mueve a la parte del proyecto donde ya nadie los quiere pagar 🧾
Las cuatro preguntas para quien te cotiza
En el capítulo 10 hay cinco preguntas para un proveedor. Estas cuatro son las de la parte del dinero:
- "¿Esto incluye mirar nuestros datos antes?" Si el precio es cerrado y no hay diagnóstico, alguien está asumiendo un riesgo a ciegas.
- "¿Qué pasa si los datos están peor de lo que parece?" La respuesta honesta es "renegociamos el alcance". La preocupante es "no pasa nada".
- "¿Qué tiempo necesitan de nuestro equipo?" Si dicen que ninguno, no han hecho esto antes.
- "¿Qué incluye el mantenimiento y por cuánto tiempo?" Y que esté en el papel, no en la conversación.
Y sobre las fechas
Una regla que uso y que te sirve en las dos direcciones, cotizando o comprando: la fecha se pone sobre la etapa 1, nunca sobre el proyecto entero.
"El diagnóstico está el viernes 14" se puede cumplir. "El sistema estará funcionando el 30 de junio", dicho antes de mirar nada, es una fecha que alguien va a incumplir y las dos partes ya lo saben mientras la escriben 🙃
Comprar, armar encima o hacer desde cero
Antes de preguntar cuánto cuesta conviene saber cuál de las tres cosas estás comprando, porque son tres conversaciones distintas de dinero.
| Opción | Qué pagas | Dónde duele |
|---|---|---|
| Herramienta hecha | una suscripción mensual por persona | hace lo que hace, y si tu caso es raro no se dobla |
| Armar sobre un servicio | el consumo, más el trabajo de conectarlo a lo tuyo | el precio sube con el uso, y el uso sube si funciona |
| Hacerlo desde cero | meses de trabajo, y mantenerlo después | es tuyo entero, incluido el problema cuando se rompa |
No te doy cifras porque cambian cada trimestre y cualquier número que escriba acá va a estar viejo antes de que lo leas. Lo que no cambia es el orden: la primera opción es la más barata de empezar y la que menos se adapta, y la tercera es al revés.
El error más caro que veo es saltar a la tercera sin haber probado la primera. Y el segundo más caro es quedarse en la primera cuando el caso ya se salió de lo que la herramienta hace, pagando la suscripción y además el trabajo manual de tapar lo que le falta 🧾
La pregunta que casi nadie hace y decide el resto
¿Cuánto cuesta hoy el problema?
Sin ese número, cualquier cotización se juzga contra la nada, y contra la nada todo parece caro.
Con ese número, la conversación se vuelve simple: si perder clientes por la demora cuesta al año bastante más que lo que vale el proyecto, la pregunta ya no es si es caro. Es cuándo empezamos.
Y si nadie de la empresa sabe cuánto cuesta el problema, esa es la primera tarea del proyecto y no cuesta nada: sale de la pregunta 2 del capítulo 11, que era cuántas veces al mes pasa 📏
Practica 💪
1. La cotización de una sola línea
"Proyecto de IA para predicción de demanda: S/ 45,000, 12 semanas." ¿Qué preguntas?
Las cuatro de arriba, y empezaría por la primera. Un precio cerrado sin diagnóstico solo puede salir de dos sitios: de un colchón grande metido en el número, o de un alcance que se va a recortar cuando aprieten las horas.
Ninguna de las dos es mala fe necesariamente. Es que la pregunta estaba mal planteada desde el principio y el proveedor contestó lo que le pidieron.
2. El diagnóstico dijo que no
Pagaste dos semanas y el resultado es "no se puede todavía, falta guardar la fecha de baja". ¿Perdiste la plata?
No. Compraste dos cosas.
La primera es no gastar los otros tres meses en un proyecto que iba a fallar. La segunda es una lista concreta de qué empezar a guardar, y eso hace que dentro de un año el proyecto sí se pueda hacer.
La forma de saber si el diagnóstico fue bueno no es si dijo que sí: es si dejó por escrito qué falta y cómo conseguirlo 📏
3. "Nosotros lo hacemos gratis, solo pagas si funciona"
Suena bien. ¿Dónde está el problema?
En quién define "funciona", y en que casi nunca está escrito antes.
Si el criterio de éxito no se fijó con número, fecha y responsable como en el capítulo 11, la conversación del final va a ser una discusión de opiniones con dinero de por medio, que es la peor combinación posible.
El modelo de cobrar por resultado puede funcionar, y solo si el resultado está definido en el papel desde el día uno.
4. El proyecto que salió el triple
Empezó en 8 semanas y va por 24. ¿Qué pasó, casi seguro?
Una de dos, y las dos están en este capítulo.
O los datos estaban peor de lo que nadie sabía y se descubrió en la fase 2, que es lo que el diagnóstico habría cazado antes. O el alcance se fue estirando pedido a pedido, que es lo que la línea de "qué NO entra" del capítulo 11 existe para evitar.
Fíjate en que ninguna de las dos es un problema técnico. Los proyectos de datos casi nunca se pasan de fecha por el modelo 💛
5. Dos cotizaciones muy distintas
Para el mismo encargo, una empresa te pide el triple que la otra. ¿Cuál eliges?
Ninguna todavía. Primero se miran lado a lado en tres cosas: si incluyen diagnóstico, si dicen cuántas horas necesitan de tu gente, y qué pasa después de entregar.
Lo más común es que la barata no incluya ninguna de las tres, y entonces no son dos precios del mismo trabajo: son dos trabajos distintos, y uno de ellos te va a dejar el mantenimiento encima sin haberte avisado.
Puede pasar también al revés, que la cara traiga cosas que no necesitas. Por eso se comparan por lo que incluyen y no por el número de abajo 🧾
6. Te piden un número en la reunión
"Sé que no has visto los datos, pero dime un rango aproximado, nada más para saber si seguimos hablando." ¿Qué haces?
Esa persona no te está tendiendo una trampa: necesita saber si esto es de mil o de cien mil para decidir si sigue la conversación. Negarse en seco es quedar como quien no sabe.
Lo que funciona es contestar la etapa 1 con precio y fecha, que sí puedes cerrar, y para el resto dar la forma en vez del número: "el proyecto entero depende de una cosa que te digo en dos semanas, que es si la fecha de baja está guardada. Si está, es un proyecto de un par de meses. Si no está, no es un proyecto todavía y te lo digo el viernes 14".
Le diste lo que necesitaba, que era el orden de magnitud del tiempo, sin comprometer un número que te ibas a inventar 💛
Lo que te llevas
- No se puede cotizar sin mirar los datos, porque la limpieza es lo que se lleva las horas.
- El mismo encargo cuesta muy distinto en dos empresas, y desde fuera se ven igual.
- Se cotiza en dos etapas: diagnóstico cerrado, y después el resto.
- Un diagnóstico que dice que no también entrega valor.
- Se olvidan cuatro costos: el tiempo del cliente, los accesos, el mantenimiento y enseñar a usarlo.
- La fecha se pone sobre el diagnóstico, no sobre el proyecto entero.
- Comprar hecho, armar encima o hacer desde cero son tres conversaciones distintas de dinero.
- Sin saber cuánto cuesta hoy el problema, cualquier precio parece caro.
Comprueba que se entendió
Comprueba que lo tienes
Un proveedor te cotiza un proyecto de IA con un precio cerrado y una fecha cerrada, antes de haber visto tus datos. ¿Qué significa eso?
- Que el riesgo lo va a pagar alguien, y el contrato decide quién
- Que tiene mucha experiencia y ya sabe cuánto tarda
- Que es la forma normal de cotizar y hay que aceptarla
- Que va a salir barato