Excel online gratis: qué incluye, qué no y cómo usarlo bien

Qué es Excel online y cómo entrar gratis

Excel online es Excel corriendo en el navegador. No se instala nada: con una cuenta Microsoft gratuita (la misma de Outlook o Hotmail) entras a office.com, eliges Excel y creas un libro nuevo o abres uno que subiste a OneDrive. El archivo se guarda solo mientras escribes y se abre igual en el Excel de escritorio.

Si tu empresa tiene Microsoft 365, ya lo tienes con tu cuenta del trabajo y los archivos viven en OneDrive o SharePoint. Si no, la cuenta gratis alcanza para casi todo lo que hace una persona sola.

Qué incluye Excel online gratis y qué no

La regla: para consultar, corregir y compartir, online. Para limpiar datos con Power Query, correr macros o trabajar archivos pesados, escritorio.

Cómo editar y compartir un archivo en Excel online

1. Sube el archivo a OneDrive (arrástralo en onedrive.com) o ábrelo desde Excel online con Abrir, Cargar.
2. Edita: los cambios se guardan solos. No hay botón Guardar; si quieres una copia, Archivo, Guardar como, Descargar una copia.
3. Comparte: botón Compartir, arriba a la derecha. Elige si la otra persona puede editar o solo ver, y si necesita iniciar sesión.
4. Trabajen a la vez: cada persona aparece con un color en la celda donde está. Es la razón principal para usar la versión online.
5. Vuelve al escritorio cuando haga falta: botón Abrir en la aplicación de escritorio, y el mismo archivo sigue en la nube.

Desproteger una hoja de Excel online o quitar la contraseña

Es la pregunta que más llega y conviene contestarla sin humo:

• Hoja protegida (no te deja editar celdas): en Excel online, Revisar, Desproteger hoja, y escribe la contraseña que puso quien la protegió. Sin la contraseña, la versión web no la quita; pídesela al dueño del archivo, que es lo que corresponde.
• Archivo con contraseña de apertura: Excel online ni siquiera lo abre. La contraseña de apertura cifra el archivo y no se puede quitar sin ella, en ningún programa.
• "Desbloquear Excel online gratis": los sitios que prometen eso te piden subir tu archivo a un servidor ajeno. Si el archivo tiene datos de clientes o de tu empresa, no lo hagas. Lo que sí puedes hacer con un archivo tuyo es copiar los datos a un libro nuevo.

Cómo proteger y desproteger celdas en el Excel de escritorio, paso a paso, está en Excel: bloquear, desproteger y eliminar duplicados.

Cinco cosas de Excel online que no son obvias

• Historial de versiones: Archivo, Información, Historial de versiones. Como el archivo se guarda solo, es la forma de volver a lo de ayer cuando alguien borró una columna.
• Comentarios con menciones: escribe @ y el nombre en un comentario y a la persona le llega un correo con el enlace a la celda. Reemplaza al hilo de correos con el archivo adjunto.
• De imagen a tabla: en la app de Excel para el celular, Insertar datos de imagen convierte la foto de una tabla impresa en celdas editables; después la abres online.
• Descargar como PDF o CSV: Archivo, Exportar. El CSV sale en UTF-8, así que las tildes sobreviven.
• Automatizar sin macros: lo que en escritorio harías con una macro, online se resuelve con Power Automate: cuando alguien agrega una fila, avisar por Teams o mandar un correo.

Excel online, Google Sheets o Excel de escritorio: cuál conviene

Google Sheets y Excel online hacen lo mismo: hoja de cálculo gratis en el navegador, colaborativa. Si tu equipo vive en Gmail y Drive, Sheets; si vive en Outlook y Teams, Excel online. Los archivos se abren en los dos, aunque las fórmulas raras y las macros no viajan bien. El Excel de escritorio sigue siendo el que manda cuando el archivo es grande, cuando hay macros o cuando el trabajo es de análisis en serio; lo básico que conviene dominar ahí está en Excel básico: cómo hacer las tareas más buscadas.

Preguntas frecuentes sobre Excel online

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Escrito por

Gera Flores (Miss Yera)

Consultora y experta en IA

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