Bloquear celdas en Excel, desproteger una hoja y eliminar duplicados

Cómo bloquear celdas en Excel (y dejar otras libres)

En Excel todas las celdas nacen "bloqueadas", pero el bloqueo no hace nada hasta que proteges la hoja. Por eso el orden es al revés de lo que uno piensa:

1. Selecciona las celdas que sí deben poder editarse (las de captura), clic derecho, Formato de celdas, pestaña Proteger, y desmarca Bloqueada.
2. Protege la hoja: Revisar, Proteger hoja. Marca qué pueden hacer los demás (seleccionar celdas, ordenar, usar filtros) y pon una contraseña si hace falta.
3. Prueba: intenta escribir en una celda bloqueada; Excel avisa. Las que desbloqueaste siguen libres.

Para proteger solo las fórmulas: Inicio, Buscar y seleccionar, Ir a especial, Fórmulas, y con esas celdas seleccionadas marca Bloqueada; el resto queda libre.

Cómo desproteger una hoja de Excel

• Con contraseña: Revisar, Desproteger hoja, escribes la contraseña y listo. Si el botón dice Proteger hoja, la hoja no está protegida; lo que te frena es otra cosa (un archivo de solo lectura, una celda con validación o el libro compartido).
• Sin contraseña, archivo tuyo: si la pusiste tú y la olvidaste, copia el contenido a un libro nuevo (selecciona todo, copiar, pegar en un libro en blanco). Pierdes la protección y conservas los datos y las fórmulas.
• Sin contraseña, archivo de otro: pídela. La protección de hoja existe para que no se editen celdas por error, y quien la puso es quien decide.
• Libro protegido (no te deja agregar hojas): Revisar, Proteger libro, mismo procedimiento.

Quitar la contraseña de un archivo de Excel

Hay dos contraseñas distintas y se confunden todo el tiempo:

• Contraseña de apertura: cifra el archivo; sin ella no se abre en ningún programa. Se quita desde Archivo, Información, Proteger libro, Cifrar con contraseña, borrando el campo, pero para llegar ahí tienes que haberlo abierto con la contraseña. No hay atajo, y los sitios que prometen quitarla te piden subir tu archivo a un servidor ajeno.
• Contraseña de escritura o de hoja: es la de las secciones anteriores; protege contra ediciones, no cifra. Se quita desde Revisar.

Si el archivo es de la empresa, el administrador de Microsoft 365 no puede recuperar una contraseña de apertura; sí puede recuperar versiones anteriores del archivo en OneDrive o SharePoint, que a veces resuelve el problema.

Cómo eliminar duplicados en Excel (y verlos antes de borrar)

1. Márcalos primero: selecciona la columna, Inicio, Formato condicional, Reglas para resaltar celdas, Duplicar valores. Ya ves cuáles son y cuántos.
2. Cuéntalos si quieres una lista: en una columna auxiliar, =CONTAR.SI(A:A;A2); todo lo que dé más de 1 está repetido.
3. Bórralos: clic en la tabla, Datos, Quitar duplicados, y marca las columnas que tienen que coincidir para que dos filas sean la misma (por ejemplo, RUC y fecha, no solo nombre).
4. Guarda antes: Quitar duplicados no se puede deshacer una vez que cierras el archivo. Trabaja sobre una copia.

Si los duplicados llegan cada semana con la misma exportación, no los borres a mano cada vez: Power Query los quita solo con un paso guardado. Y la lista de las tareas básicas está en Excel básico: cómo hacer las tareas más buscadas.

Compartir un archivo sin que lo editen: solo lectura y permisos

Muchas veces lo que se busca al proteger no es bloquear celdas sino que la otra persona no toque nada. Para eso hay tres caminos mejores que la contraseña:

• Solo lectura al guardar: Archivo, Guardar como, Herramientas, Opciones generales, marcar "Se recomienda solo lectura". Quien lo abre puede editar, pero tiene que guardar con otro nombre.
• Permisos de OneDrive o SharePoint: al compartir, elige "Puede ver" en vez de "Puede editar". Es el más seguro y el que no depende de una contraseña que se pierde.
• PDF: si el destinatario solo tiene que leerlo o imprimirlo, Archivo, Exportar, Crear PDF. Nadie edita un PDF por error.

La protección de hoja queda para el caso real: un formulario donde otros cargan datos en celdas concretas y el resto tiene que quedar intacto.

Buscar y marcar duplicados sin borrarlos

A veces no quieres eliminar sino revisar: dos clientes con el mismo nombre pueden ser dos personas. Para eso sirve la fórmula del paso 2, o esta, que marca solo la segunda aparición y deja la primera limpia: =SI(CONTAR.SI($A$2:A2;A2)>1;"repetido";""). Ordena por esa columna y decides caso por caso.

Preguntas frecuentes

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¿Qué es Excel avanzado y qué debería incluir?

"Excel avanzado" es de los términos peor definidos del mercado laboral. En una oferta puede significar cualquier cosa entre "sabe usar SUMA" y "modela datos con Power Pivot". Y esa ambigüedad hace que la gente lo ponga en el CV sin saber contra qué se está midiendo.

Mi definición operativa, la que uso al evaluar equipos. Excel avanzado es dominar cuatro cosas:

1. Fórmulas de búsqueda y condicionales. BUSCARX (o BUSCARV con sus límites entendidos), SUMAR.SI.CONJUNTO, CONTAR.SI.CONJUNTO, SI anidado, SI.ERROR. No memorizar sintaxis: saber cuál corresponde a cada problema.
2. Tablas dinámicas a fondo. Agrupar por periodos, campos calculados, segmentaciones, mostrar valores como porcentaje del total. La mayoría se queda en arrastrar campos.
3. Power Query. Limpiar y combinar datos con pasos repetibles, sin fórmulas. Es lo que separa a quien pierde dos horas cada lunes de quien le da actualizar.
4. Modelo de datos. Entender que los datos van en una hoja y la presentación en otra, y saber relacionar tablas en vez de hacer un BUSCARV gigante.

Fíjate qué no incluí: macros y VBA. Son una rama aparte y valiosa, pero hoy Power Query resuelve la mayoría de los casos por los que antes se recurría a una macro, y con mucho menos mantenimiento. Ponerlas como requisito de "Excel avanzado" ya no refleja cómo se trabaja.

Cómo evaluar Excel de verdad (no preguntando)

El error que veo en todos los procesos de selección: preguntar "¿qué nivel de Excel tienes?". Todos responden intermedio o avanzado, y esa respuesta no contiene información.

Lo que sí funciona es un ejercicio de quince minutos con datos sucios. Entrégale una tabla con duplicados, fechas en dos formatos, montos guardados como texto y algunas celdas vacías, y pide un resumen por categoría y mes. En quince minutos ves todo:

• Si detecta que los montos son texto antes de sumarlos. Esto solo lo nota quien trabajó con datos reales.
• Cómo resuelve los duplicados. A mano, con quitar duplicados, o con Power Query. Cada respuesta es un nivel distinto.
• Si usa tabla dinámica o fórmulas. Ninguna está mal, pero la elección dice mucho sobre el criterio.
• Si documenta lo que hizo. Quien deja rastro de sus transformaciones ha trabajado en equipo alguna vez.

Y una señal que vale oro: si pregunta algo antes de empezar. "¿Los pedidos cancelados los incluyo?" es la pregunta de alguien que piensa en el negocio y no solo en la herramienta. Esa persona vale más que una que domine cien funciones.

Preguntas frecuentes sobre nivel de Excel

Escrito por

Gera Flores (Miss Yera)

Consultora y experta en IA

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