# Excel online gratis: qué incluye, qué no y cómo usarlo bien

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Última actualización: 2026-11-14
Autora: Gera Flores (Miss Yera)

> **Respuesta corta**
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> Excel online es Excel corriendo en el navegador. No se instala nada: con una cuenta Microsoft gratuita (la misma de Outlook o Hotmail) entras a office.com, eliges Excel y creas un libro nuevo o abres uno que subiste a OneDrive. El archivo se guarda solo mientras escribes y se abre igual en el Excel de escritorio.

## Resumen

- Qué es Excel online y cómo entrar gratis
- Qué incluye Excel online gratis y qué no
- Cómo editar y compartir un archivo en Excel online
- Desproteger una hoja de Excel online o quitar la contraseña

En este artículo

- Qué es Excel online y cómo entrar gratis
- Qué incluye Excel online gratis y qué no
- Cómo editar y compartir un archivo en Excel online
- Desproteger una hoja de Excel online o quitar la contraseña

## Qué es Excel online y cómo entrar gratis

Excel online es Excel corriendo en el navegador. No se instala nada: con una cuenta Microsoft gratuita (la misma de Outlook o Hotmail) entras a office.com, eliges Excel y creas un libro nuevo o abres uno que subiste a OneDrive. El archivo se guarda solo mientras escribes y se abre igual en el Excel de escritorio.

Si tu empresa tiene Microsoft 365, ya lo tienes con tu cuenta del trabajo y los archivos viven en OneDrive o SharePoint. Si no, la cuenta gratis alcanza para casi todo lo que hace una persona sola.

## Qué incluye Excel online gratis y qué no

|  | Excel online (gratis) | Excel de escritorio (Microsoft 365) |
|---|---|---|
| Fórmulas y funciones | Casi todas | Todas |
| Gráficos | Los principales | Todos, con más opciones de formato |
| Tablas dinámicas | Crear y editar las básicas | Completas |
| Formato condicional | Sí | Sí |
| Macros y VBA | No corren | Sí |
| Power Query | No | Sí |
| Archivos grandes | Se vuelve lento | Bien |
| Trabajar sin internet | No | Sí |
| Varias personas a la vez | Sí, es su fuerte | Sí, si el archivo está en la nube |

La regla: para consultar, corregir y compartir, online. Para limpiar datos con [Power Query](https://missyera.com/blog/power-query-excel-limpiar-datos/), correr [macros](https://missyera.com/blog/macros-en-excel-que-son/) o trabajar archivos pesados, escritorio.

## Cómo editar y compartir un archivo en Excel online

1. **Sube el archivo** a OneDrive (arrástralo en onedrive.com) o ábrelo desde Excel online con Abrir, Cargar.
2. **Edita:** los cambios se guardan solos. No hay botón Guardar; si quieres una copia, Archivo, Guardar como, Descargar una copia.
3. **Comparte:** botón Compartir, arriba a la derecha. Elige si la otra persona puede editar o solo ver, y si necesita iniciar sesión.
4. **Trabajen a la vez:** cada persona aparece con un color en la celda donde está. Es la razón principal para usar la versión online.
5. **Vuelve al escritorio cuando haga falta:** botón Abrir en la aplicación de escritorio, y el mismo archivo sigue en la nube.

## Desproteger una hoja de Excel online o quitar la contraseña

Es la pregunta que más llega y conviene contestarla sin humo:

- **Hoja protegida (no te deja editar celdas):** en Excel online, Revisar, Desproteger hoja, y escribe la contraseña que puso quien la protegió. Sin la contraseña, la versión web no la quita; pídesela al dueño del archivo, que es lo que corresponde.
- **Archivo con contraseña de apertura:** Excel online ni siquiera lo abre. La contraseña de apertura cifra el archivo y no se puede quitar sin ella, en ningún programa.
- **"Desbloquear Excel online gratis":** los sitios que prometen eso te piden subir tu archivo a un servidor ajeno. Si el archivo tiene datos de clientes o de tu empresa, no lo hagas. Lo que sí puedes hacer con un archivo tuyo es copiar los datos a un libro nuevo.

Cómo proteger y desproteger celdas en el Excel de escritorio, paso a paso, está en [Excel: bloquear, desproteger y eliminar duplicados](https://missyera.com/blog/evaluacion-competencias-digitales-mas-alla-excel/).

## Cinco cosas de Excel online que no son obvias

- **Historial de versiones:** Archivo, Información, Historial de versiones. Como el archivo se guarda solo, es la forma de volver a lo de ayer cuando alguien borró una columna.
- **Comentarios con menciones:** escribe @ y el nombre en un comentario y a la persona le llega un correo con el enlace a la celda. Reemplaza al hilo de correos con el archivo adjunto.
- **De imagen a tabla:** en la app de Excel para el celular, Insertar datos de imagen convierte la foto de una tabla impresa en celdas editables; después la abres online.
- **Descargar como PDF o CSV:** Archivo, Exportar. El CSV sale en UTF-8, así que las tildes sobreviven.
- **Automatizar sin macros:** lo que en escritorio harías con una macro, online se resuelve con [Power Automate](https://missyera.com/blog/power-automate-ia-automatizacion/): cuando alguien agrega una fila, avisar por Teams o mandar un correo.

## Excel online, Google Sheets o Excel de escritorio: cuál conviene

Google Sheets y Excel online hacen lo mismo: hoja de cálculo gratis en el navegador, colaborativa. Si tu equipo vive en Gmail y Drive, Sheets; si vive en Outlook y Teams, Excel online. Los archivos se abren en los dos, aunque las fórmulas raras y las macros no viajan bien. El Excel de escritorio sigue siendo el que manda cuando el archivo es grande, cuando hay macros o cuando el trabajo es de análisis en serio; lo básico que conviene dominar ahí está en [Excel básico: cómo hacer las tareas más buscadas](https://missyera.com/blog/excel-desde-cero-guia-para-aprender/).

## Preguntas frecuentes sobre Excel online

### ¿Excel online es gratis?

Sí. Con una cuenta Microsoft gratuita entras a office.com y usas Excel para la web sin pagar. Las funciones avanzadas y el Excel de escritorio vienen con Microsoft 365.

### ¿Qué diferencia hay entre Excel online y Excel?

Excel online corre en el navegador, guarda solo y permite editar entre varios; no tiene macros, Power Query ni algunas funciones avanzadas, y se vuelve lento con archivos grandes. El de escritorio tiene todo y funciona sin internet.

### ¿Puedo abrir Excel online sin cuenta?

Para editar necesitas una cuenta Microsoft, que es gratuita. Un archivo que alguien compartió con permiso de "cualquiera con el enlace" se puede ver sin iniciar sesión.

### ¿Cómo desproteger una hoja en Excel online?

Revisar, Desproteger hoja, con la contraseña. Sin contraseña no se puede desde la versión web; pídesela a quien protegió el archivo.

### ¿Excel online tiene macros?

No. Los archivos .xlsm se abren y se ven, pero las macros no se ejecutan. Para eso hace falta el Excel de escritorio.

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